Minden vezető gyakran szembesül azzal, hogy betemetik a feladatok, semmire nincs ideje, és csak halogatja a fontos feladatok elvégzését. Vannak olyan feladatok, melyeknek nincs közelgő határidejük, még halogathatók, elodázhatók.
A halogatás három leggyakoribb oka:
- Nem akarom elkezdeni
- Nem tudom, hogy kezdjem el
- Nem tudom, hogy kezdjem el, még ha akarnám is, de nem is akarom
A halogatás legfőbb veszélye az, hogy minél többet halogatsz, annál többet fogsz halogatni. A krónikus halogatók gyakran már olyan dolgokat is halogatnak, amiket különben élveznének.
A vezetőknek szelektíven kell halogatniuk. Nem szabad amiatt kerülniük a feladatot, mert az megterhelő vagy kényelmetlen. Ezen csak egy módon segíthetünk: ha a nehéz, bonyolult és megterhelő feladatokat apróbb részekre bontjuk. A klasszikus – talán meglepő – kérdés úgy hangzik: hogyan tudsz lenyelni egy békát? A válasz: darabonként.
Szeleteljük apróbb darabokra a kellemetlen feladatokat, és máris könnyebb elkezdeni. Ha az apróbb feladatok közül némelyiket delegáljuk, illetve megszabjuk a teljesítési határidőket, észrevétlenül – és különösebb megterhelés nélkül – végzünk el nehéz feladatokat.
A teendők végrehajtásában segít a feladatlista elkészítése. Vigyázzunk azonban arra, hogy a lista elkészítése még nem jelenti a feladat elvégzését. A lista csupán terv, nem termék. A vezető készíthet listákat hónapokra, hetekre is, de egy lista akár a napi tevékenység összehangolására is szolgálhat.
A napi listánknak nem szabad hosszabbnak lennie, mint ami egy nap alatt reálisan megvalósítható, különben, ahelyett, hogy segítené a vezetőt, inkább elkedvetleníti. Ezért a napi rutinfeladatokat ne írjuk fel a listánkra, mivel csak elvonják a figyelmet más, fontosabb teendőktől.
A listának megfelelő időt kell hagynia minden feladat elvégzésére, illetve üres időegységeket is kell tartalmaznia váratlan eseményekre. Figyelni kell arra is, hogy mikor van a leghatékonyabb belső időd (amikor a legjobban tudsz dolgozni, gondolkodni), és milyen más feladatokra kell közben időt szánni (család, munka, tanulás). Igyekezz bizonyos tevékenységeket mindig azonos időpontban végezni (pl. emailek megválaszolása, telefonok elintézése), így gyorsabban a napi rutinoddá válik, és nem okoz
Az időbeosztás utolsó lépése a fontossági sorrend felállítása. Jelöld A-val a legfontosabbakat, B-vel a közepesen fontosakat, és C-vel azokat, amelyek kevésbé fontosak. A feladatokra fontosságuk arányában szánj időt. Ne sajnálj naponta néhány percet tervezésre fordítani, élezd a fűrészt!
Fontos, hogy ne próbáld becsapni önmagad. Ha túl sok A-tevékenységet soroltál fel (és majdnem mindig ez történik), akkor minden tevékenységgel kapcsolatban kérdezd meg magadtól: Feltétlenül el kell töltenem ma ezzel a tevékenységgel legalább öt percet? Ha nem, húzd ki az A-listáról, és írd át a B vagy C listára. A megmaradt tevékenységeket lásd el sorszámmal: A1 a legfontosabb, utána következik az A2, majd állapítsd meg a határidőket.
Az A1 tevékenységet kezdd el most!